Zum 01.10.2017 startete das neue Transparenzregister. Durch die Schaffung dieses neuen Registers wurden den Unternehmen weitreichende Offenlegungspflichten aufgebürdet. Im Transparenzregister müssen Angaben über den sog. „wirtschaftlich Berechtigten“ gemacht werden. Bei einem Verstoß gegen diese Meldepflicht drohen in einfachen Fällen Geldbußen in Höhe bis zu 100.000,- €. In schwerwiegenden Fällen kann sogar ein Bußgeld in Höhe bis zu 1.000.000,- € drohen. Seit dem 27.12.2017 ist nun auch die Einsichtnahme in das Transparenzregister möglich, sodass das Fehlen der notwendigen Angaben schnell überprüft werden kann. Da die Notwendigkeit der Meldung der Pflichtangaben zum Transparenzregister derzeit eher „stiefmütterlich“ behandelt wird, werden nachfolgend Eckpunkte der Offenlegungspflichten in Erinnerung gerufen.
Wer ist mitteilungspflichtig?
Mitteilungspflichtig sind gem. §§ 20, 21 GWG Vereinigungen und Rechtsgestaltungen. Der Begriff der Vereinigung umfasst insbesondere Kapitalgesellschaften wie die AG oder die GmbH, eingetragene Vereine und rechtsfähige Stiftungen sowie eingetragene Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG. Innerhalb der Vereinigungen und Rechtsgestaltungen obliegt den Leitungsorganen die Einhaltung der Meldepflichten, denen bei Verletzung ihrer Pflichten auch persönlich Bußgelder auferlegt werden können.
Welche Angaben müssen dem Transparenzregister gegenüber gemacht werden?
Es müssen Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten mitgeteilt werden.
Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?
Der wirtschaftlich Berechtigte ist diejenige natürliche Person, die – unmittelbar oder mittelbar – mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise eine Kontrolle über die Gesellschaft ausübt. Daher fallen grundsätzlich auch diejenigen Gesellschafter ohne Kapitalanteil von mehr als 25 % unter den Begriff des wirtschaftlich Berechtigten, die über ein Mehrstimmrecht verfügen oder mittels Stimmrechtspool mehr als 25 % der Stimmrechte ausüben. Sofern kein Gesellschafter diese Kriterien erfüllt, gilt der gesetzliche Vertreter bzw. der geschäftsführende Gesellschafter als wirtschaftlich Berechtigter. Durch die Grenze von lediglich 25 % sind auch mehrere wirtschaftlich Berechtigte ein und derselben Gesellschaft in der Praxis keine Seltenheit. Dann sind selbstverständlich in Bezug auf alle natürlichen Personen, die dieses Kriterium erfüllen, die notwendigen Angaben zu machen.
Bestehen Ausnahmen von der Meldepflicht?
Die Mitteilungspflichten gelten als erfüllt, wenn die notwendigen Angaben bereits aus einem öffentlich einsehbaren, elektronisch abrufbaren Register ersichtlich sind. Diese Meldefiktion greift beispielsweise ein, wenn sich bereits aus einer im elektronischen Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste einer GmbH die wirtschaftlich Berechtigten und die oben genannten Informationen in Bezug auf diese ergeben.
Die Meldefiktion greift hingegen nicht ein, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten nicht allein aus den öffentlichen Registern ergeben, so z.B. bei Stimmbindungsvereinbarungen oder Treuhandvereinbarungen, die nicht im Handelsregister offenbart werden müssen. Bei der Beteiligung ausländischer Gesellschaften greift die Meldefiktion ebenfalls nicht, da sich die Informationen aus einem inländischen Register ergeben müssen.
Unklarheiten
In der Praxis bestehen viele Zweifelsfragen, wer im Einzelfall als wirtschaftlich Berechtigter gilt und ob eine Meldung entbehrlich ist oder nicht. Auf der Internetseite www.transparenzregister.de werden häufig auftretende Unklarheiten im Download-Bereich im Dokument „Rechtshinweise zur Einreichung“ behandelt.
Bis wann müssen die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten gemeldet werden?
Die Meldepflicht musste bis zum 01.10.2017 erfüllt werden. Wurde diese Pflicht bisher nicht erfüllt, besteht das Risiko, mit einer Geldbuße belegt zu werden. Das Risiko bzw. die Höhe einer Geldbuße dürfte allerdings erheblich gemindert werden, sofern eine Nachmeldung freiwillig erfolgt und bevor diesbezügliche rechtliche Schritte seitens der Behörden eingeleitet werden.
Müssen die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten laufend aktualisiert werden?
Ja.
Wer kann Einsichtnahme in das Transparenzregister nehmen?
Ein unbeschränktes Einsichtnahmerecht haben Behörden im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben. Hierzu zählen bspw. das Bundeszentralamt für Steuern, aber auch die örtlichen Finanzbehörden. Selbst außenstehende Dritte können, sofern sie ein berechtigtes Interesse an der Information nachweisen können, Einsicht in das Transparenzregister nehmen.
Fazit
Das Transparenzregister bürdet Unternehmen weitreichende Offenlegungspflichten hinsichtlich ihrer Beteiligungsstruktur auf. Auch rein interne Gestaltungen wie Sonderstimmrechte, die Existenz eines Stimmrechtspools oder Treuhandverhältnisse können offenlegungspflichtig sein.
Die Leitungsorgane betroffener Gesellschaften müssen daher sorgfältig prüfen, ob die bei öffentlich einsehbaren Registern verfügbaren Informationen ausreichen, um die Meldefiktion auszulösen. Aufgrund der Aktualisierungspflicht empfiehlt es sich, auch jede Änderung der Beteiligungsverhältnisse oder in der Person des wirtschaftlich Berechtigten auf die Notwendigkeit der Meldung an das Transparenzregister hin zu überprüfen.
