Täglich fragen Unternehmen aller Art (Werbe-) Einwilligungen ihrer Nutzer und Kunden ab. Denn mittlerweile hat sich zwar die Kenntnis durchgesetzt, dass Newsletter, Werbemails und sonstige elektronische Post nur aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung verschickt werden dürfen. Die wirksame Einholung und Nutzung solcher Einwilligungen stellt Unternehmen trotzdem oft vor große Herausforderungen. Auf welchen Wegen darf die Einwilligung abgefragt werden und was bedeutet freiwillig in diesem Zusammenhang? Welche inhaltlichen Anforderungen müssen erfüllt werden? Muss die Einwilligung zeitlich beschränkt sein? Was gilt, wenn es keine solche zeitliche Einschränkung gibt? Gilt dann der Umkehrschluss, dass eine einmal erteilte Einwilligung unbegrenzt wirksam ist?
Gem. Art. 4 Nr. 11 DSGVO ist eine Einwilligung „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist“. Auf diese Definition wird auch im Lauterkeitsrecht abgestellt. Der Betroffene muss transparent und unmissverständlich darüber informiert werden, worin und zu welchem Zweck er in die Verarbeitung seiner Daten einwilligt. Eine zeitliche Beschränkung ist nicht erforderlich.
Keine gesetzlichen Vorgaben zur Gültigkeitsdauer
Weder die DSGVO noch das Lauterkeitsrecht enthalten explizite Vorgaben zur Gültigkeitsdauer einer einmal erteilten Einwilligung. Auch der Bundesgerichtshof (BGH) hat 2018 geurteilt, dass im Grundsatz eine einmal erteilte Einwilligung nicht zwangsläufig durch Zeitablauf verfällt (BGH Urteil vom 1.2.2018 – III ZR 196/17). Es können allerdings weitere Umstände hinzutreten, die die Gültigkeitsdauer einer einmal abgegebenen Einwilligungserklärung beschränken. Von entscheidender Bedeutung sind also einerseits die konkrete Formulierung der Einwilligungserklärung, andererseits die weiteren Begleitumstände.
Begleitumstände entscheidend
So kann die Einwilligung beispielsweise auf ein konkretes Thema oder spezielle Angebote beschränkt werden. Ebenso kann die Einwilligung einen bestimmten Versandrhythmus der Werbemails oder eine zeitliche Begrenzung enthalten. Vorteil solcher Beschränkungen ist, dass die Betroffenen gut erkennen, worin sie einwilligen. Das führt aber auch dazu, dass das jeweilige Unternehmen in der Nutzung der angegebenen E-Mailadresse eingeschränkt ist. Ist beispielsweise ein Versandrhythmus angegeben, dürfen Werbemails auch nur in diesem Rhythmus versandt werden. Werden Werbemails hingegen öfter als angegeben verschickt, ist dieses Verhalten wettbewerbswidrig und damit abmahnfähig (KG Berlin, Urteil vom 22.11.2022 – 5 U 1043/20). Ebenso wenig kann ein Unternehmen ohne Weiteres davon ausgehen, dass der Betroffene mit dem Erhalt von Werbemails einverstanden ist, wenn die Einwilligung an eine Mitgliedschaft in einem Club/Verein gekoppelt ist und die Mitgliedschaft beendet worden ist (AG München, Urteil vom 14.2.2023 – 161 C 12736/22). Formuliert man umgekehrt die Einwilligung sehr allgemein, ist darauf zu achten, dass der von ihr erfasste Sachverhalt trotzdem konkret umrissen ist. Die Betroffenen müssen erkennen können, worin und zu welchem Zweck sie ihre Einwilligung erteilen. Schwammig formulierte und weitreichende Einwilligungen sind schnell unwirksam wegen ihrer fehlenden Bestimmtheit.
Für die Wirksamkeit einer einmal erteilten Einwilligung ist auch zu berücksichtigen, ob an die vom Betroffenen angegebene E-Mailadresse in der Vergangenheit überhaupt Werbemails verschickt worden sind. So hat das Amtsgericht München entschieden, dass eine erteilte Einwilligung ihre Wirksamkeit verliert, wenn seit der Anmeldung zum Newsletter vier Jahre vergangen sind und in dieser Zeit kein Newsletter tatsächlich versandt worden ist (AG München, Urteil vom 14.2.2023 – 161 C 12736/22). Je länger der Zeitraum zwischen erteilter Einwilligung und erstem Mailing ist, desto eher muss man davon ausgehen, dass die Einwilligung ihre Wirksamkeit verloren hat.
Tipp für die Praxis
Die zulässige Einholung und Nutzung einer Einwilligung richtet sich nach ihrem konkreten Wortlaut. Die Einwilligung muss freiwillig erteilt werden und sie muss leicht verständlich und transparent erkennen lassen, worin und zu welchem Zweck die Betroffenen einwilligen. Insbesondere, wenn das Unternehmen über einen längeren Zeitraum keine Newsletter oder sonstige Werbemails verschickt hat, kann nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass die eingeholte Einwilligung noch wirksam ist. Eine entscheidende Rolle spielen hier die Gesamtumstände.