Zum 1. Januar 2025 sind große Teile des IV. Bürokratieentlastungsgesetzes in Kraft getreten. Neben zahlreichen anderen Änderungen sieht dieses Gesetz eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre vor. Dazu wurden die entsprechenden Paragraphen im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geändert. Auf den ersten Blick sieht es daher danach aus, dass viele Unterlagen nun zwei Jahre früher vernichtet werden können. Wie so oft, lohnt aber auch hier ein zweiter Blick.
Nicht alle relevanten Normen geändert
Ob absichtlich oder nicht, wurden im IV. Bürokratieentlastungsgesetz nicht alle Paragraphen geändert, die auf die Aufbewahrungsfristen von Buchungsunterlagen einen Einfluss haben. Insbesondere wurden weder die Festsetzungsfristen in §169 Abgabenordnung noch die steuerstrafrechtlichen Verjährungsfristen verändert. Das heißt, dass solche Buchungsbelege, die für die Steuererklärung und für die Steuerprüfung relevant sind, nicht bereits nach acht Jahren vernichtet werden sollten. Je nach anwendbarer Festsetzungsfrist kann eine Aufbewahrung für bis zu 14 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres geboten sein.
Wir empfehlen Ihnen daher, genau zu überlegen, welche Ihrer Unterlagen Sie künftig bereits nach acht Jahren vernichten und welche Sie weiterhin länger aufbewahren, um im Falle steuerrechtlicher Streitigkeiten gewappnet zu sein.
Aufbewahrungsfrist = Löschfrist
Der Aufbewahrungsfrist steht spiegelbildlich die datenschutzrechtliche Löschpflicht gegenüber. Die DSGVO sieht vor, dass Daten, die für den Zweck, zu dem sie gespeichert wurden -hier die handels- und steuerrechtlichen Dokumentationspflichten-, nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden müssen. Das bedeutet, dass sich datenschutzrechtliche Löschfristen für Ihre Unterlagen durch das IV. Bürokratieentlastungsgesetz geändert haben könnten oder dass die weitere Aufbewahrung auf andere Rechtsgrundlagen gestützt werden muss als dies bisher der Fall war. Sollten sich hier Änderungen ergeben, sind möglicherweise auch datenschutzrechtliche Pflichtinformationen textlich anzupassen.
Fazit
Wir empfehlen, das IV. Bürokratieentlastungsgesetz zum Anlass zu nehmen, Löschkonzepte und datenschutzrechtliche Pflichtinformationen auf ihre Aktualität zu überprüfen. Viele Löschkonzepte und Pflichtinformationen sind 2018 im Zuge des Inkrafttretens der DSGVO erstellt worden und entsprechen nicht mehr den aktuellen Gegebenheiten im Unternehmen oder der heutigen Rechtslage. So sorgt das IV. Bürokratieentlastungsgesetz zwar vielleicht nicht für mehr Platz in Ihren Archiven, aber dafür, dass Ihre Datenschutz Compliance auf dem aktuellen Stand ist.