Die Einladung zur Gesellschafterversammlung klingt nach Routine. Die Praxis zeigt allerdings immer wieder, dass der Teufel im Detail steckt. Selbst geringfügige Formfehler können gravierende Folgen haben – bis hin zur Nichtigkeit sämtlicher in der Versammlung gefassten Beschlüsse und der auf diesen Beschlüssen beruhenden Vertragsabschlüsse. Eine besonders tückische Konstellation hat der Bundesgerichtshof (BGH) mit Urteil vom 5. Mai 2026 (Az. II ZR 2/25) entschieden: Sind zwei Gesellschaften jeweils selbst Gesellschafterinnen derselben GmbH und ist zufällig ein und dieselbe Person Geschäftsführer beider Gesellschaften, muss dennoch jede der beiden Gesellschaften als eigenständige Gesellschafterin gesondert zur Gesellschafterversammlung geladen werden.
1. Hintergrund: § 16 GmbHG und das Ladungserfordernis zur Gesellschafterversammlung
Wer zu einer Gesellschafterversammlung zu laden ist, ergibt sich in der Regel aus der beim Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste. Denn gemäß § 16 Abs. 1 Satz 1 GmbHG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft derjenige als Gesellschafter, der in dieser Gesellschafterliste als Gesellschafter eingetragen ist. Ihm stehen sämtliche Mitgliedschaftsrechte zu, darunter auch das Recht auf Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sowie das Recht auf ordnungsgemäße Einladung. Auf die tatsächliche materielle Berechtigung kommt es dabei grundsätzlich nicht an.
Fehlt die Ladung auch nur eines einzigen Gesellschafters, liegt ein Einberufungsmangel vor, der entsprechend § 241 Nr. 1 AktG zur Nichtigkeit der in der Versammlung gefassten Gesellschafterbeschlüsse führt.
Die konkrete Form der Einberufung ist in der Regel in der Satzung festgeschrieben. Ist dies nicht der Fall, gilt § 51 Abs. 1 GmbHG: Die Ladung hat durch eingeschriebenen Brief an die Gesellschafter zu erfolgen. Inhaltlich muss die Einladung Ort, Zeit und die Tagesordnung der Versammlung enthalten.
2. Sachverhalt
Die Klägerin ist eine GmbH mit drei Gesellschafterinnen: der C. GmbH (50 %), der H. GmbH (40 %) sowie der HI. GmbH (10 %). Im Zeitraum vom 2. September 2010 bis zum 5. Januar 2011 war jedoch nicht die HI. GmbH in der Gesellschafterliste der Klägerin eingetragen, sondern irrtümlicherweise die S. GmbH – obwohl die S. GmbH zu keinem Zeitpunkt tatsächlich Gesellschafterin war. Alleiniger Geschäftsführer sowohl der HI. GmbH als auch der S. GmbH war in diesem Zeitraum ein und dieselbe Person (im Folgenden: L.).
Für eine Gesellschafterversammlung am 5. Januar 2011 lud der Geschäftsführer der Klägerin die C. GmbH, die H. GmbH und – die nach seiner Einschätzung eigentlich berechtigte – HI. GmbH. Die formal in der Gesellschafterliste eingetragene S. GmbH erhielt keine ordnungsgemäße Einladung. Ihr wurde lediglich mit Schreiben vom 22. Dezember 2010 die ergänzte Tagesordnung übermittelt.
In der Versammlung – abgehalten in Abwesenheit der HI. GmbH und der S. GmbH – fassten die erschienenen Gesellschafter unter anderem einen Beschluss, durch den die Geschäftsführung ermächtigt wurde, zur Finanzierung eines anhängigen Schiedsverfahrens Darlehensverträge zu schließen. Auf dieser Grundlage schloss die Klägerin wenig später einen Prozessfinanzierungsvertrag mit der Beklagten, an der der damalige Alleingeschäftsführer der Klägerin mittelbar beteiligt war.
Das Schiedsverfahren endete erfolgreich für die Klägerin. Sodann versuchte die Klägerin, den Prozessfinanzierungsvertrag mit dem Argument zu Fall zu bringen, der zugrundeliegende Gesellschafterbeschluss sei wegen fehlerhafter Ladung nichtig gewesen.
3. Die Entscheidung des BGH
Der BGH gab der Klägerin in dem für die Ladungsfrage entscheidenden Punkt Recht und stellte klar: Die S. GmbH hätte zu der Gesellschafterversammlung am 5. Januar 2011 eingeladen werden müssen. Weder die Kenntnis des Geschäftsführers der S. GmbH von der Gesellschafterversammlung noch die Zuleitung der ergänzten Tagesordnung ersetzen die tatsächliche Einladung.
Maßgeblichkeit der Gesellschafterliste
Die S. GmbH hätte gemäß § 16 Abs. 1 Satz 1 GmbHG zur Gesellschafterversammlung geladen werden müssen, da sie als Gesellschafterin in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen war. Dass die S. GmbH zu keinem Zeitpunkt tatsächlich Gesellschafterin war, war damit irrelevant.
Fehlende ordnungsgemäße Ladung
Die Klägerin hatte der S. GmbH lediglich die erweiterte Tagesordnung per Einschreiben übermittelt. Dies genügte den satzungsmäßigen Anforderungen an eine wirksame Einladung nicht.
Kein Ersatz durch Kenntnis des Doppelgeschäftsführers
Der Umstand, dass L. als Geschäftsführer sowohl der S. GmbH als auch der HI. GmbH durch die Ladung der HI. GmbH von der bevorstehenden Versammlung erfuhr, änderte an diesem Ergebnis nichts. Gemäß § 51 Abs. 1 GmbHG erfolgt die Berufung der Versammlung durch Einladung der Gesellschafter, und zwar jedes Gesellschafters für sich, nicht durch eine auf eine andere Gesellschaft gerichtete Mitteilung.
Der BGH stellte unmissverständlich fest:
„Die Ladung einer Gesellschaft zur Gesellschafterversammlung einer GmbH kann nicht dadurch bewirkt werden, dass ihrem Geschäftsführer die Ladung einer anderen Gesellschaft zugeht, die dieser gleichfalls vertritt.“
Rechtsfolge
Da die S. GmbH nicht ordnungsgemäß geladen worden war, lag ein Einberufungsmangel vor, der entsprechend § 241 Nr. 1 AktG zur Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses führte. Mangels wirksamer Ermächtigung durch die Gesellschafterversammlung war der Abschluss des Prozessfinanzierungsvertrags im konkreten Fall ausnahmsweise nicht von der Vertretungsmacht der Geschäftsführer gedeckt. Zwar wird die gemäß § 37 Abs. 2 GmbHG nach außen unbeschränkbare Vertretungsmacht eines Geschäftsführers durch eine auf der Satzung beruhende Beschränkung der Vertretungsmacht grundsätzlich nicht beschränkt. Das galt vorliegend ausnahmsweise allerdings nicht, da es sich bei dem Prozessfinanzierungsvertrag um ein Rechtsgeschäft mit einer von einem Gesellschafter als Alleingesellschafter und Geschäftsführer beherrschten GmbH handelte und für diese Konstellation eine Ausnahme zu dem Grundsatz der unbeschränkten Vertretungsmacht gegeben ist.
4. Fazit
Das Ladungserfordernis bei der Gesellschafterversammlung der GmbH ist streng formell zu verstehen. Maßgeblich ist allein die im Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste. Jeder dort eingetragene Gesellschafter muss individuell und fristgerecht geladen werden. Die bloße Kenntnis eines Doppelgeschäftsführers zweier Gesellschafter genügt nicht. Besonders bedeutsam ist die mögliche Fernwirkung: Ein nichtiger Beschluss kann die schwebende Unwirksamkeit des auf ihm beruhenden Vertrags nach sich ziehen. Dies birgt erhebliche Haftungsrisiken für den Geschäftsführer und weitreichende wirtschaftliche Konsequenzen für die Gesellschaft. Geschäftsführer sollten daher vor jeder Gesellschafterversammlung die aktuelle Gesellschafterliste beim Handelsregister einsehen, diese bei Bedarf an die tatsächlichen Gegebenheiten anpassen, jeden eingetragenen Gesellschafter individuell laden und Form, Frist sowie Inhalt der Einladung sorgfältig einhalten.