Nach einem aktuellen Beschluss des Kammergerichts vom 30. Juni 2022 (Aktenzeichen: 22 W 36/22) kann unter bestimmten Voraussetzungen das Ausscheiden eines Geschäftsführers aus einer GmbH mit elektronisch erzeugten und signierten Dokumenten nachgewiesen werden.
Sachverhalt
Der Geschäftsführer einer UG (haftungsbeschränkt) hat sein Amt als Geschäftsführer niedergelegt, was grundsätzlich gegenüber dem Handelsregister anzumelden ist. Der entsprechenden Handelsregisteranmeldung sind hierzu Unterlagen beizufügen, die die Amtsniederlegung des Geschäftsführers sowie deren Zugang bei dem Gesellschafter nachweisen. In der Regel erfolgt dieser Nachweis durch eine Kopie des Amtsniederlegungsschreibens samt Empfangsbestätigung. Im hiesigen Fall versuchte es der Geschäftsführer mit einer Kopie eines undatierten Protokolls einer Gesellschafterversammlung, in welcher er seine Amtsniederlegung erklärte. Da es sich nicht nur um ein elektronisch erstelltest, sondern auch noch via Docu-Sign (E-Signatur Tool) unterschriebenes Dokument handelte, lehnte das Handelsregister die Eintragung ab. Zur Begründung wurde darauf hingewiesen, dass diese Signatur durch das Registergericht nicht überprüft werden könne, so dass nicht von wirksamen Unterschriften ausgegangen werden könne, weil die Unterschrift in Abwesenheit des Unterzeichners durch den Dienstleister vorgenommen werde.
Entscheidungsgründe
Die hiergegen gerichtete Beschwerde hatte Erfolg.
Maßgeblich für die Frage nach der Form der einzureichenden Unterlagen ist die Regelung des § 12 Abs. 2 HGB. Danach sind Dokumente elektronisch einzureichen. Soweit eine Urschrift (Original) einzureichen ist, reicht danach die Einreichung einer elektronischen Aufzeichnung. Diese Anforderungen erfüllt das elektronische Protokoll, das mit der Anmeldung eingereicht wurde. Daraus ergibt sich eindeutig, dass der Geschäftsführer den anderen Gesellschaftern gegenüber die Niederlegung seines Geschäftsführeramtes aufschiebend bedingt erklärt hat. Damit ist nicht nur die Abgabe der entsprechenden Erklärung belegt, sondern auch ihr Zugang beim Bestellungsorgan nachgewiesen. Alleine die Tatsache, dass es sich dabei um ein elektronisches Dokument handelt, kann nicht zu einer Abweisung der Eintragung führen. Denn die Annahme, dass eine elektronische Aufzeichnung voraussetzt, dass es ein Papierdokument geben muss, von welchem diese Aufzeichnung erstellt worden ist, sieht § 12 Abs. 2 HGB nicht vor.
Auch der Hinweis auf die fehlende Nachprüfbarkeit der Unterschriften wurde von dem entscheidenden Senat verworfen, weil die Niederlegung des Geschäftsführeramtes formfrei abgegeben werden kann, so dass es auch die vom Registergericht bemängelte Unterzeichnung mit Docu-Sign nicht ankommt.
Fazit und Empfehlungen
Die Entscheidung des Senats ist erfrischend zeitgemäß, aber leider nur in dem kleinen Anwendungsfall von § 12 Abs. 2 S. 2 Hs. 1 HGB maßgeblich, der auf eine einfache elektronische Aufzeichnung abstellt. Diese Grundsätze lassen sich daher nicht auf die Fälle übertragen, in denen ein notariell beurkundetes Dokument oder eine beglaubigte Abschrift einzureichen ist und für die in der „elektronischen Welt“ eine elektronische [notariell] beglaubigte Abschrift erforderlich ist.